System zarządzania dokumentami

System zarządzania dokumentami (ang. Document Management System lub Electronic Document Management (EDM)) – narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne)[1]. W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy.

Na szczególną uwagę w zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową, dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami

  • rejestrowanie
  • porządkowanie
  • klasyfikacja
  • system kontroli wersji
  • archiwizacja danych
  • powiadomienia osobiste bądź dla grup użytkowników o zmianach
  • monitorowanie plików i folderów
  • obsługa różnych formatów plików
  • operacje przenoszenia, wysyłania w obieg, usuwania
  • zarządzanie obiegiem dokumentów

Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu.

Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.

Przykładowe aplikacje zarządzania dokumentami

Zobacz też

Przypisy

  1. ↑ Larry Masinter: Document Management, Digital Libraries and the Web (ang.). 9 czerwca 1995. [dostęp 2008-07-01].