Uniwersytecki System Obsługi Studiów

USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studiów) – system informatyczny służący do zarządzania tokiem studiów w szkole wyższej.

Zastosowanie

Główne obszary zastosowań USOS^[2][3]:

• oferta dydaktyczna uczelni (definiowanie przedmiotów, zajęć, programów, terminów zajęć itp.)
• obsługa toku studiów każdego studenta (zajęcia, oceny, protokoły, wznowienia studiów itp.)
• immatrykulacja studentów
• drukowanie i obsługa elektronicznych legitymacji: studenckiej, doktoranta, nauczyciela akademickiego
• podania studenckie
• wnioski o pomoc socjalną
• pensum pracownicze
• prace i egzaminy dyplomowe
• stypendia
• rejestracje na zajęcia
• płatności za usługi edukacyjne
• sprawozdawczość
• eksport danych do systemu POL-on^[4] – zintegrowanej platformy informatycznej MNiSW
• międzyuczelniana (w tym międzynarodowa) wymiana studencka
• ankiety.

USOS wspiera obsługę wszystkich rodzajów i poziomów studiów: studia pierwszego i drugiego stopnia, jednolite magisterskie, podyplomowe, szkoły doktorskie.

USOS jest dostępny (m.in. ze względów bezpieczeństwa) tylko dla upoważnionych użytkowników i komputerów (co jest regulowane np. przy wykorzystaniu zapory sieciowej). Użytkownikami systemu są niemal wyłącznie pracownicy administracji uczelnianej oraz pracownicy dydaktyczno-naukowi pełniący funkcje administracyjne (np. kierownicy jednostek dydaktycznych uczelni lub ich pełnomocnicy)^[2].

Historia rozwoju i warunki licencjonowania

Pierwsza wersja systemu powstała w 2000 r. na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego. Obecnie system jest aktywnie rozwijany przez uczelnie^[5]:

• Uniwersytet Warszawski
• Uniwersytet Jagielloński
• Politechnika Warszawska
• Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej
• Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu.

W skali całej Polski system rozwijany jest w ramach projektu USOS realizowanego przez Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji – konsorcjum powołane w celu utrzymywania i rozwoju systemów informatycznych wspierających zarządzanie szkołami wyższymi^[6]. MUCI jest właścicielem praw autorskich do USOS. Użytkownikami USOS są uczelnie będące członkami MUCI (udziałowcy konsorcjum) lub uczelnie będące tzw. Członkami Stowarzyszonymi MUCI w ramach projektu USOS^[7]. W ramach MUCI funkcjonuje Komisja ds. USOS, składająca się z przedstawicieli uczelni użytkujących USOS. Komisja ta decyduje o kierunkach rozwoju systemu.

Za rozwój i utrzymywanie systemu odpowiada Zespół roboczy ds. USOS z główną siedzibą na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego^[2]. Niektóre elementy USOS oraz aplikacji współpracujących z systemem tworzone są (m.in. w ramach prac dyplomowych) przez studentów uczelni korzystających z systemu^[2]. Kierownikiem Komisji ds. USOS oraz szefem Zespołu roboczego ds. USOS od początku istnienia systemu jest dr Janina Mincer-Daszkiewicz, nauczyciel akademicki na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego^[2][8].

Aplikacje stowarzyszone z USOS

Z USOS stowarzyszony jest szereg aplikacji (najczęściej realizowanych w formie serwisu internetowego) przeznaczonych dla społeczności związanej z daną szkołą wyższą (kandydaci na studia, studenci, nauczyciele akademiccy)^[2][9]. Serwisy internetowe stowarzyszone z USOS są ogólnie dostępne przez przeglądarkę internetową, jakkolwiek dostęp do większości ich funkcji zazwyczaj jest możliwy jedynie dla odgórnie zarejestrowanych użytkowników i wymaga zalogowania^[2].

Aplikacje rozwijane w ramach projektu USOS

Interfejs użytkownika serwisu USOSweb

• USOSweb – serwis internetowy zawierający dane oparte na informacjach zgromadzonych w bazie danych USOS, co w pośredni sposób pozwala studentom i pracownikom na korzystanie z zasobów USOS. USOSweb umożliwia m.in. zdalne załatwianie spraw związanych z tokiem studiów, w których w tradycyjnej formie musiały pośredniczyć dziekanaty oraz inne instytucje lub osoby, co pozwala na użycie względem serwisu określenia wirtualny dziekanat. USOSweb udostępnia studentom m.in. plan zajęć, przegląd ocen i zaliczeń, zapisy na zajęcia i egzaminy, składanie podań, wypełnianie ankiet dotyczących procesu dydaktycznego, informacje o płatnościach i stypendiach, komunikację z uczestnikami tych samych zajęć i prowadzącymi. Nauczycielom akademickim serwis umożliwia m.in. obsługę wyników przeprowadzanych sprawdzianów, wystawianie ocen i zaliczeń, wypełnianie protokołów do zajęć, wysyłanie wiadomości do uczestników zajęć. Społeczność uczelniana może brać udział w organizowanych w USOSweb internetowych wyborach do ciał kolegialnych uczelni. USOSweb jest zintegrowany z systemami płatności elektronicznych oraz systemem mObywatel^[2][9].

• Mobilny USOS – aplikacja mobilna (w wersji na systemy Android i iOS) dająca dostęp do części funkcji realizowanych w USOSweb oraz do funkcji dedykowanych specjalnie dla urządzeń mobilnych. Użytkownik w ramach aplikacji otrzymuje powiadomienia o dotyczących go zdarzeniach zachodzących w USOS (np. wystawienie oceny) lub wysłanych do niego bezpośrednio przez uczelnianą administrację (np. upływający termin ważności badań lekarskich lub wniesienia opłat). Aplikacja pozwala też uzyskać dostęp do mLegitymacji dzięki integracji z systemem mObywatel^[9].

• APD (Archiwum Prac Dyplomowych) – serwis internetowy pełniący rolę repozytorium prac dyplomowych. Wraz z pracami w APD przechowywane są takie informacje jak ocena z pracy lub recenzje opiekuna pracy i recenzenta. Serwis wspiera również zdalny proces przebiegu obrony pracy dyplomowej, w tym wprowadzanie i zatwierdzanie recenzji oraz zdalne wypełnianie i zatwierdzanie protokołu egzaminu dyplomowego^[9].

• EVA (Ewaluacja Nauczycieli Akademickich) – serwis internetowy wspierający ustawową ewaluację pracowników dydaktyczno-naukowych oraz przeprowadzanie ocen okresowych pracowników^[9].

• Informator ECTS – serwis internetowy zawierający informacje dotyczące systemu transferu i akumulacji punktów ECTS^[9].

• Ankieter – serwis internetowy służący do przeprowadzania dowolnego rodzaju ankiet elektronicznych dla ogółu lub dowolnego podzbioru społeczności danej uczelni. System może być również wykorzystywany do przeprowadzania zdalnych głosowań^[9].

• SRS (System Rezerwacji Sal) – serwis internetowy służący pracownikom do rezerwowania sal w skali całej uczelni. Pozwala na zarządzanie wykorzystaniem wszystkich pomieszczeń dydaktycznych na danej uczelni, a także kosztami związanymi z ich wynajmem^[9].

• Planista – aplikacja desktopowa działająca w systemie Microsoft Windows. Ma na celu wspomaganie układania planu zajęć z możliwą dokładnością do każdego tygodnia roku kalendarzowego^[9].

• USOS API – publicznie dostępny interfejs programowania aplikacji, służący do integracji USOS z innymi aplikacjami, z których korzysta uczelnia^[9][10].

• Migrator – aplikacja synchronizująca bazy danych. Migrator zwykle jest używany do synchronizacji danych pomiędzy centralną bazą USOS a jego aplikacjami stowarzyszonymi oraz uczelnianymi systemami dziedzinowymi. Synchronizacja danych przy użyciu Migratora, zwana migracją, jest procesem polegającym na (zazwyczaj dwukierunkowej) replikacji danych pomiędzy USOS a bazą danych innego systemu^[2].

Aplikacje rozwijane w ramach innych projektów

• IRK (Internetowa Rekrutacja Kandydatów) – serwis dla kandydatów na studia. Jego głównymi zadaniami są prezentacja katalogu oferowanych przez szkołę wyższą kierunków i programów studiów, rejestrowanie zdalnych zgłoszeń kandydatów oraz wspomaganie procesu rekrutacji. Zgromadzone w IRK dane osób, które dostały się na studia, mogą być przeniesione do USOS w procesie elektronicznej immatrykulacji. Serwis jest zintegrowany z profilem zaufanym Login.gov.pl.Projekt IRK jest podprojektem projektu USOS, co oznacza, że każda uczelnia, która uczestniczy w projekcie USOS może tym samym wdrożyć własną instancję serwisu IRK^[11].

• IRK-MOST – wzorowany funkcjonalnie na IRK ogólnopolski serwis internetowy dla studentów pragnących odbyć część studiów poza macierzystą uczelnią w ramach Programu Mobilności Studentów MOST. Uczelnie biorące udział w programie umieszczają w serwisie ofertę kierunkową, na podstawie której student może elektronicznie zarejestrować się na wybrany kierunek w konkretnej szkole wyższej^[11].

• biurokarier.edu.pl – ogólnopolski serwis internetowy dla pracodawców, studentów i absolwentów zarejestrowanych w Akademickich Biurach Karier. Pracodawcy otrzymują możliwość zamieszczania ofert pracy, stażu i praktyk oraz przeglądania CV studentów i absolwentów. Studentom i absolwentom serwis oferuje dostęp do ofert w nim zamieszczonych (wraz z opcją odpowiedzi na ofertę) oraz możliwość zredagowania własnego CV. Serwis jest przystosowany do współpracy z działającymi lokalnie na uczelniach instancjami USOS, z których pobiera aktualne dane studentów i absolwentów^[11][12].

• Krajowy Rejestr Matur – ogólnopolskie repozytorium wyników matur i numerów PESEL maturzystów, którzy zamierzają ubiegać się o przyjęcie na studia wyższe. Dane o wynikach matur uzupełniane są w serwisie bezpośrednio przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne, które podpisały umowę z Uniwersytetem Warszawskim, reprezentującym uczelnie zrzeszone w projekcie. Wyniki zgromadzone w KReM mogą być przekazane do aplikacji rekrutacyjnej stosowanej przez daną szkołę wyższą, np. do serwisu IRK^[11][13].

• ects.edu.pl – ogólnopolski serwis pełniący rolę zbioru uczelnianych katalogów studiów. Zawiera informacje o działających w polskich szkołach wyższych elektronicznych katalogach studiów, np. lokalnych uczelnianych instancjach Informatora ECTS^[11][14].

Integracja USOS z systemami dziedzinowymi uczelni

USOS może współpracować z systemami dziedzinowymi szkoły wyższej takimi jak np. centralny system uwierzytelniania, serwery poczty elektronicznej, platforma e-learningowa Moodle, systemy biblioteczne, systemy klasy ERP. Integracja jest realizowana, zależnie od potrzeb uczelni, zwykle z wykorzystaniem USOS API lub Migratora^[2][9].

Elektroniczna wymiana informacji z uczelniami partnerskimi

Dzięki udziałowi Zespołu roboczego ds. USOS w projektach Unii Europejskiej system jest zintegrowany z siecią uczelni europejskich w ramach platform Erasmus Without Paper^[15] i EMREX^[16], służących do elektronicznej wymiany informacji pomiędzy uczelniami korzystającymi z USOS i uczelniami partnerskimi w zakresie mobilności^[17] i osiągnięć^[18] studentów.

Architektura USOS i aplikacji stowarzyszonych

USOS został wykonany z wykorzystaniem głównie technologii firmy Oracle Corporation: część bazodanową stanowi system Oracle Database. Dostępny przez przeglądarkę internetową interfejs użytkownika oraz główne mechanizmy przetwarzania danych wykonane są w technologii wykorzystującej język programowania Java. W okresie przejściowym dostępne są starsze wersje systemu wykonane przy użyciu narzędzia Oracle Forms (w formie aplikacji działającej w systemach Microsoft Windows). Raporty (zestawienia danych, listy, zaświadczenia, dokumenty) są przygotowywane z użyciem systemu raportowania BIRT^[2].

Aplikacje stowarzyszone z USOS to w większości przypadków serwisy internetowe wykonane z wykorzystaniem darmowych technologii takich jak: PHP, Smarty, Python, Django, BIRT. Większość serwisów działa bezpośrednio na bazie danych USOS, niektóre używają własnej bazy danych (MySQL lub PostgreSQL). Jeżeli aplikacja stowarzyszona z USOS posiada własną bazę danych, to w przypadku aplikacji wymieniających z USOS niewielkie pakiety danych (np. IRK) proces ten odbywa się na bieżąco. Natomiast synchronizacja dużych ilości danych (np. USOSweb) odbywa się poprzez Migrator^[2][19][20].

Integracja z platformą wymaga wykorzystania wykorzystania protokołu OAuth 1.0a. Protokół ten jest powszechnie uważany za przestarzały i wspomagające bibliteki są z reguł nieaktualne.

Szkoły wyższe korzystające z oprogramowania dystrybuowanego w ramach projektu USOS i projektów stowarzyszonych

Udziałowcy MUCI^[21]:

Członkowie Stowarzyszeni MUCI w ramach projektu USOS^[22]:

Z udostępnionych przez GUS informacji dotyczących szkół wyższych^[23] wynika, że w roku 2018:

• 57% studentów uczelni publicznych studiowało na uczelniach, które wdrożyły USOS,
• 37% uczelni publicznych korzystało z USOS do obsługi toku studiów,
• jedenaście uczelni z czternastu największych (liczących powyżej dwudziestu tysięcy studentów) korzystało z USOS,
• 31% studentów uczelni publicznych przechodziło rekrutację w systemie IRK.

Nie wszystkie szkoły wyższe, które wdrożyły USOS, korzystają ze wszystkich serwisów stowarzyszonych z systemem. Część szkół wdrożyła tylko niektóre z serwisów, część korzysta jedynie z samego USOS^[24].

Nagrody i wyróżnienia

W 2005 r. MUCI zostało finalistą organizowanego przez polską edycję tygodnika Computerworld konkursu Lider Informatyki w kategorii Organizacje użyteczności publicznej^[25].

W 2007 r. MUCI otrzymało za USOS nagrodę EUNIS Elite Award^[25][26].

W 2013 r. USOS w osobie swojego kierownika projektu, dr Janiny Mincer-Daszkiewicz, został laureatem nagrody INFO-STAR 2012 w kategorii Rozwiązania Informatyczne^[25][27].

W 2013 r. Uniwersytet Warszawski został jednym z dwóch laureatów konkursu EDUinspiracje 2013 (kategoria instytucjonalna programu Erasmus) organizowanego przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji za projekt USOS-moduł BWZ oraz Mobility – nowoczesne technologie na rzecz rozwoju uczelni^[25][28].

Przypisy

Linki zewnętrzne

• Portal USOS – strona główna projektu