Zarządzanie kosztami

Zarządzanie kosztami (ang. Cost Management) – jeden z obszarów wiedzy według standardu PMBOK. Proces ten polega na planowaniu, szacowaniu, pozyskiwaniu i kontrolowaniu kosztów w projekcie[1]. Wywieranie wpływu na koszt projektu odbywa się głównie w początkowych fazach jego realizacji[2].

Procesy zarządzania kosztami według PMBOK

Planowanie zarządzania kosztami (ang. Plan Cost Management) – proces polegający na identyfikacji sposobu planowania, zarządzania i kontrolowania kosztów. W tym procesie jest również określony sposób finansowania projektu. Efektem zrealizowanego procesu jest Plan zarządzania kosztami[3][4].

Szacowanie kosztów (ang. Estimate Cost) – proces polegający na przyporządkowaniu szacunkowego kosztu do każdego zadania w projekcie. Uwzględnione powinny zostać takie zadania jak koszty uzyskania odpowiedniej jakości, koszty związane z ryzykiem, koszty wszystkich zadań uwzględnionych w projekcie oraz koszt czasu kierownika projektu, koszty pośrednie oraz bezpośrednie, ogólne koszty organizacji oraz przewidywane zyski[4][3]. Do poprawnego oszacowania kosztów na danym projekcie należy wykorzystać plan zarządzania kosztami, zakres oraz harmonogram projektu, rejestr ryzyk, plan zarządzania zasobami ludzkimi, dane historyczne oraz informacje o kulturze danej organizacji[2].

Określenie budżetu (ang. Determine Budget) – proces polegający na obliczeniu całkowitego kosztu projektu w organizacji, czyli budżetu. Budżet jest przygotowywany przez kierownika projektu. Przestrzeganie budżetu jest jednym z czynników określających sukces projektu[3][4].

Kontrolowanie kosztów (ang. Control Cost) – proces polegający na kontrolowaniu kosztów projektu. Kontrola jest realizowana poprzez raportowanie postępu projektu, analizę rezerw finansowych oraz obliczanie wartości wypracowanej (ang. Earned Value Measurement)[3][4].

W projektach o małym zakresie, procesy szacowania kosztów oraz określania budżetu mogą zostać połączone w jeden proces[2].

Plan zarządzania kosztami

Plan zarządzania kosztami (ang. Cost Management Plan) – nazywany jest również „planem zarządzania budżetem” lub „planem budżetu”. Załączany jest do Planu zarządzania projektem.

Plan zarządzania kosztami powinien zawierać[2]:

  • informacje dotyczące waluty oraz poziomu dokładności potrzebnego do estymacji kosztów
  • formatu raportowania
  • zasad mierzenia wydajności kosztowej
  • podział na koszty pośrednie i bezpośrednie
  • progi kontrolne
  • procedury zmian kosztów
  • informacje dotyczące realizacji procesów szacowania kosztów, określania budżetu oraz kontrolowania kosztów
  • decyzje dotyczące finansowania
  • sposoby dokumentowania kosztów
  • wytyczne dotyczące potencjalnych zmian kosztów zasobów oraz kursów wymiany walut

Typy kosztów[2]

  • zmienne – koszty zmieniające się w zależności od ilości wykonywanej pracy
  • stałe – koszty nie zmieniające swoich wartości
  • bezpośrednie – koszty bezpośrednio związane z projektem np. koszty pracy zespołu, podróży, nagród
  • pośrednie – koszty pośrednio związane z projektem, mogą być współdzielone między wieloma projektami, np. podatki, koszty ochrony

Najważniejsze pojęcia i interpretacje matematyczne[3][4]

Standard PMBOK definiuje następujące pojęcia związane z zarządzaniem kosztami oraz obliczaniem wartości wypracowanej:

PV – wartość zaplanowana – ang. Planned Value – określa wartość pracy zaplanowanej do realizacji

EV – wartość wypracowana – ang. Earned Value – określa szacowaną wartość zrealizowanej pracy

AC – koszt rzeczywisty – ang. Actual Cost – określa aktualny koszt poniesionej pracy

Przestawione pojęcia wykorzystywane są do obliczania parametrów projektu:

ParametrWzórInterpretacja
CV – ang. Cost VarianceCV=EV-ACparametr określa stan budżetu; wartość mniejsza od zera oznacza przekroczenie budżetu
SV – ang. Schedule VarianceSV=EV-PVparametr określa stan harmonogramu na podstawie kosztów; wartość mniejsza od zera oznacza opóźnienie w harmonogramie projektu
CPI – ang. Cost Performance IndexCPI=EV/ACparametr określający wydajność kosztową projektu, wartość poniżej 1 oznacza przekroczenie planowanego budżetu
SPI – ang. Schedule Performance IndexSPI=EV/PVparametr określający wydajność czasową projektu na podstawie kosztów, wartość poniżej 1 oznacza opóźnienie projektu

Przypisy

  1. ↑ Trocki, M. (2017). Metodyki i standardy zarządzania projektami. Warszawa: PWE.
  2. ↑ a b c d e Mulcahy, R. (2015). PMP Exam Prep, Eighth Edition – Updated: Rita’s Course in a Book for Passing the PMP Exam (Eighth edition). S.l.: RMC Publications, Inc.
  3. ↑ a b c d e Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Sixth edition).
  4. ↑ a b c d e Project Management Institute. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Fifth edition).

Bibliografia

  • Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Sixth edition).
  • Project Management Institute. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Fifth edition).
  • Mulcahy, R. (2015). PMP Exam Prep, Eighth Edition – Updated: Rita’s Course in a Book for Passing the PMP Exam (Eighth edition). S.l.: RMC Publications, Inc.
  • Trocki, M. (2017). Metodyki i standardy zarządzania projektami. Warszawa: PWE.