Zespół (zarządzanie)
Zespół, także: kolektyw – w zarządzaniu grupa osób mająca wspólny cel. W większości organizacji cel jest określony i powinien być dostrzegany przez wszystkich członków zespołu, a nie tylko przez lidera. W zespole powinien być dobry lider. Jest on warunkiem zmierzania zespołu w określonym kierunku. Aby zespół działał sprawnie wszyscy jego członkowie muszą mieć wolę współpracy, dobrze się komunikować i posiadać podział zadań. Ten powinien być staranny i przemyślany. Ponadto dobry zespół powinien charakteryzować się poprawnymi relacjami – w pozytywnej atmosferze, otwartości i bez większych konfliktów. Poprawne relacje w zespole wpływają również na wewnętrzną motywację jego członków.
Cechy wspomagające efektywność zespołu to:
- wewnętrzna automotywacja poszczególnych członków zespołu – może ją również wykreować dobry lider, ale znacznie lepiej, gdy jest naturalna,
- zaufanie do innych osób – jeśli go brak, duża część energii zespołu poświęcana jest na niepotrzebną kontrolę. Brak zaufania ogranicza też szczerość i otwartość,
- wspólnie ustalone zasady postępowania – powinien być to kodeks wypracowany przez wszystkich członków zespołu, inaczej może zostać uznany za narzucony i będzie łamany. Najlepszy kodeks zawiera zarówno wspólne wartości, jak i procedury efektywnego postępowania
- budowanie na różnicach – umiejętność doprowadzenia do sytuacji, gdy odmienne opinie nie powodują konfliktu. Ich konsekwencją jest twórcza dyskusja, która szybko kończy się znalezieniem wspólnego rozwiązania,
- elastyczność i otwartość na zmiany,
- ciągłe doskonalenie się.
Cykl życia zespołu
Każdy zespół przechodzi określony cykl życia, na który składa się pięć etapów:
- Budowa i integracja
- Na tym etapie zespół dopiero powstaje. Pierwszym zadaniem jest zatem dobór odpowiednich osób, tak, by podział ról i kompetencji w zespole był odpowiedni. Ważne, by członkowie zespołu byli zróżnicowani, bo pozwoli to na wzajemne uzupełnianie się ludzi i dochodzenie do twórczych rozwiązań. Istotne są również wiedza i umiejętności. Suma kompetencji wszystkich członków zespołu powinna przewyższać listę kompetencji, potrzebnych do wykonania zadania, jakie stoi przed zespołem.
- Kolejne zadanie to rzeczywista integracja zespołu. Jego członkowie poznają się, budują pozytywne relacje, tworzy się wzajemne zaufanie.
- Na tym etapie członkowie zespołu powinni poznać jasno sprecyzowane cele, zarówno te stojące przed każdym z jego członków, jak i przed zespołem w ogóle.
- Faza ta musi skończyć się powodzeniem, aby poszczególne osoby stworzyły zespół, sprawnie realizujący wspólny cel.
- Kolejne zadanie to rzeczywista integracja zespołu. Jego członkowie poznają się, budują pozytywne relacje, tworzy się wzajemne zaufanie.
- Na tym etapie zespół dopiero powstaje. Pierwszym zadaniem jest zatem dobór odpowiednich osób, tak, by podział ról i kompetencji w zespole był odpowiedni. Ważne, by członkowie zespołu byli zróżnicowani, bo pozwoli to na wzajemne uzupełnianie się ludzi i dochodzenie do twórczych rozwiązań. Istotne są również wiedza i umiejętności. Suma kompetencji wszystkich członków zespołu powinna przewyższać listę kompetencji, potrzebnych do wykonania zadania, jakie stoi przed zespołem.
- Docieranie się
- Na tym etapie ujawniają się pierwsze różnice w osobowościach i oczekiwaniach poszczególnych osób. Dochodzi zatem do fazy konfliktów. Jest to zupełnie normalne i menedżer zespołu nie powinien się tym zrażać. Jeśli prawidłowo przeprowadzi zespół przez tę fazę, jego członkowie nauczą się akceptować i szanować wzajemne różnice. Dopiero wtedy pojawią się pierwsze efekty synergii.
- Tworzenie synergii
- Jest to najlepszy okres w życiu zespołu. Ludzie są zintegrowani i dotarci, zadania podzielone. Wszyscy dążą do wspólnego celu. Rola lidera na tym etapie polega na:
- wyznaczaniu celów całościowych i długofalowych, bez zbytniego ingerowania w planowanie zadań dla poszczególnych osób
- delegowaniu możliwie dużych uprawnień i okazywaniu zaufania
- motywowaniu jednostek, przeżywających okresowy spadek motywacji
- prowadzeniu indywidualnego coachingu dla osób, które go potrzebują
- monitorowaniu, kiedy pojawią się symptomy kolejnej fazy życia zespołu
- Jest to najlepszy okres w życiu zespołu. Ludzie są zintegrowani i dotarci, zadania podzielone. Wszyscy dążą do wspólnego celu. Rola lidera na tym etapie polega na:
- Kryzys wieku średniego
- Pojawiają się pierwsze oznaki zmęczenia i znudzenia, motywacja jest obniżona. Ludzie uważają, że nie rozwijają się, ponieważ od dłuższego czasu robią to samo. Rutyna powoduje z czasem pierwsze symptomy wypalenia i obniżoną jakość działania.
- Jeśli menedżer nie odpowie na kryzys wieku średniego, zespół wchodzi w fazę równi pochyłej. Rutyna pogłębia się, ludziom coraz mocniej dokucza wypalenie zawodowe i poczucie braku rozwoju. Pierwsze osoby opuszczają zespół, a czasem przeciwnie, dochodzi do wegetacji i „trzymania się stołków”. Ta faza może trwać długo np. w przedsiębiorstwach, które same są na etapie równi pochyłej, lub nagle stają przed odgórną decyzją o zmianie menedżera lub rozwiązaniu zespołu.
- Pojawiają się pierwsze oznaki zmęczenia i znudzenia, motywacja jest obniżona. Ludzie uważają, że nie rozwijają się, ponieważ od dłuższego czasu robią to samo. Rutyna powoduje z czasem pierwsze symptomy wypalenia i obniżoną jakość działania.
- Odnowa i reintegracja lub równia pochyła
- Odnowa i reintegracja jest prawidłową reakcją lidera zespołu na kryzys wieku średniego. Zadaniem lidera jest doprowadzenie ponownie do etapu synergii przez:
- zmianę zakresu obowiązków
- przedstawienie zespołowi nowych zadań
- wprowadzenie nowej osoby do zespołu
- awansowanie niektórych osób
- delegowanie większej odpowiedzialności i decyzyjności
- zaangażowanie zespołu we wspólne planowanie, konsultowanie swoich decyzji z zespołem
- szkolenia, wyjazdy integracyjne i motywacyjne
- Odnowa i reintegracja jest prawidłową reakcją lidera zespołu na kryzys wieku średniego. Zadaniem lidera jest doprowadzenie ponownie do etapu synergii przez:
Bibliografia
- Rafał Szczepanik, Budowanie zespołu, Helion, Gliwice 2005